根据《中华人民共和国档案法》，结合本院基建工作实际，特制定本办法。本办法自公布之日起执行。
　　一、文书档案的内容
1．建设开发处文书档案是指建设开发处过去和现在行政管理及其它各项活动中直接形成的对建设开发处和学院具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史资料。
2．建设开发处文书档案的归档范围是：
(1)中央有关部、委、省、市政府及行政主管部门下发的各类文件。
(2)上报中央有关部、委、省、市政府及行政主管部门的各种请示、报告及批复、函件等。
(3)学校下发的有关建设开发处行政管理及其它各项活动的文件、通知、批示。
(4)年度工作总结、计划；
(5)专项工作总结、计划；
(6)奖惩决定；
(7)新制定的规章制度；
(8)各种内部文件、会议记录、纪要；
(9)干部任免、劳资资料；
(10)其它对建设开发处及学院有保存价值的资料。
　　二、文书档案的管理及责任
1．按照"统一领导、分级管理"的要求，建设开发处文书档案由处办公室负责收集、整理、立卷、归档和保管。建立卷宗后移交院办档案室。
2．由处办负责按学院档案有关规定进行分类、立卷归档。具体要求是：按文件材料差别、文种、时间、通讯者、地点、作者等特点组卷；按主次、重轻、先后进行排卷；排卷次序结果在前，起因在后，如：批复在前，请示在后；正稿在前，草稿在后；总结在前，计划在后；结论在前，证据在后等；按规定编写档号，制做案卷封面、备考表、案卷目录，贴标签，装订上柜。
3．为使文书档案便于整理，延长使用年限，要求在签署意见、批示、签名时，使用碳素墨水或毛笔，而且不能在纸张左侧2cm的装订线以内，起草文件、报告、请示、计划、总结交付打印的定稿应使用A4(210mm X297mm)规格的纸张，使用碳素墨水或毛笔。
　　三、文书档案的利用及销毁
1．查阅文件、档案须在档案室内进行，不得借出，确因工作需要借出的须经处长批准，借出时间一般不得超过三天。
2．复印档案文件，要经过处长批准后，由档案管理员负责复印。
3．外单位查阅文书档案须持身份证或工作证，经处长批准。
4．基建文书档案须销毁时，要经主管院长批准后在院档案室指导下进行。
本规定自院办公会议通过之日起实行。