1、档案人员必须保护、保管好档案，对各类档案进行科学分类， 排列、编号、装箱，箱柜排放有序。
2、定期检查档案保管情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，保证档案的安全完整。
3、档案库房是机要重地，非档案人员严禁进入。
4、库房内严禁存放与保护档案无关的各类杂物品，要保持整洁。
5、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘、防污染等设施，并要经常检查各项设施是否有效。
6、库房内置放温、湿度监测设备，定期检查、记录、分析，保证规定的温湿度。
7、档案管理人员离开库房时要关好门窗、拉灭电灯。

西安美术学院档案安全保管制度
(1) 查、借阅档案人员及其他非档案部门工作人员，未经许可，一律不得进入档案库房。
(2) 要做好办公室和库房的安全工作，每天最后一位离开办公室的同志负责断电断水源，锁好门窗。
(3) 将档案按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。各类档案原则上按档号存放。
(4) 档案柜应编顺序号，各库、各类档案均应标有档案存放示意图。
(5) 应对档案进行定期安全检查，积极做好八防工作（防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗）。发现问题，及时解决。
(6) 对破损、褪变档案要及时进行修补、复制。
(7) 每年夏季在档案柜内要更换、放置驱虫防霉药物。发现虫、霉及时处理。
(8) 查、借阅档案当面注销，及时入库。每学期结束前，对库藏案卷进行总清点，及时催还借出的档案。
(9) 每年对库存声像档案进行一次全面核对检查，发现问题及时报告、处理。
(10) 照片、底片要定期（每学期一次）进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。